Сегодня: 07.08.20
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 07 августа 2020 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 


ПАЛОЧКА-ВЫРУЧАЛОЧКА. Об организации документооборота на предприятии

Известный всем способ навести порядок документооборота на фирме -- это издать приказ о графике документооборота и о том, какое наказание грозит каждому, его нарушившему. Но тем не менее многие видят в нем лишь формальное приложение к учетной политике. И зря.

Нередко выписанный поставщиком неизвестно когда счет-фактуру сотрудник отдела приносит вам только сегодня, и он не видит ничего страшного в том, что забыл отдать вам документ. Попытка объяснить, что из-за него фирма еще три месяца назад переплатила НДС, заканчивается скандалом, т.к. работник плохо себе представляет, что такое вычет по НДС, но зато твердо уверен: носиться с бумажками -- забота не его, а бухгалтерии.

Подотчетники искренне недоумевают, почему бухгалтер так раздражается из-за того, что они не взяли у продавца канцтоваров кассовый чек и корешок приходника. Счет-фактуру же они принесли, в нем все написано -- этого разве не достаточно? И так медленно, но верно бухгалтер становится всеобщим врагом, а его общение с остальными сотрудниками принимает форму постоянной войны за документы.

Именно поэтому жалеть времени на составление продуманного графика документооборота не нужно! Самое главное -- все правильно организовать, распределить обязанности по составлению между бухгалтерами подразделений фирмы.

Всем известно, что любая операция проходит по двум участкам учета. И тот, кто ведет, к примеру, расчетный счет, может описать те же операции, что и бухгалтеры, занятые на расчетах с покупателями и поставщиками. Поэтому после составления такого графика необходимо устроить перекрестную проверку результатов и решить все спорные вопросы. Потом сводный график проверяют начальники отделов бухгалтерии. Далее лучше согласовать этот график со всеми заинтересованными лицами, и его можно отдавать директору на утверждение. При этом не стоит делать график частью приказа об учетной политике, чтобы его можно было править так часто, как понадобится. После утверждения пройдет пара месяцев на его рабочую отладку, и "вылезут" проблемы, которых при его составлении никто не предвидел. И их придется решать в рабочем порядке. В итоге, возможно, пройдет около полугода, пока у вас будет идеальный график документооборота. Но не считайте месяцы и дни, потратьте свое драгоценное время -- и вы избавитесь от многих проблем.

ФОРМА ГРАФИКА И НЕОБХОДИМЫЙ МИНИМУМ

Из всех не отмененных нормативных документов о графике документооборота говорится лишь в Положении N 105 о документах и документообороте в бухучете, утвержденном Минфином 29.07.83 г. Именно эту форму можно взять за основу.

Что делать дальше? А дальше -- для каждой операции определите все документы, которыми вы ее оформляете. Составлять большинство документов требует законодательство, поэтому сверяйтесь с ним. Теперь для каждого документа укажите количество составляемых экземпляров и определите ответственного за его создание либо за получение от контрагентов. Став ответственными за получение счетов-фактур, сотрудники фирмы задумаются над тем, как сделать поставщиков пунктуальными. Также лучше будет записать в график не конкретного работника, а должность. Бывает и такое, что за составление документа отвечает один работник, а оформляет другой. В связи с этим укажите еще и должность составляющего документ сотрудника.

Одним из ключевых моментов является предельный срок создания документа или получения его от контрагентов. Поэтому для каждого документа установите конкретный жесткий срок, например: до 10 часов утра каждый день, в течение часа с момента подписания того или иного распоряжения, до 18.00 последнего дня месяца -- это зависит от вида документа и специфики работы фирмы. Уделите особое внимание срокам составления внутренних документов, таких, как акты о введении в эксплуатацию основных средств, требований на списание материалов и т.п. Ведь, в спешке оформляя накопившуюся "первичку", бухгалтер может допустить ошибки, которые чреваты серьезными налоговыми последствиями.

Определив время, необходимое для составления документа, укажите, кто из сотрудников обязан его подписать и в какой срок, распишите последовательность подписания. Затем -- куда какой экземпляр подписанного документа нужно передать, установите сроки передачи каждого экземпляра. К определению срока передачи в бухгалтерию подойдите серьезно, не поддаваясь стремлению всякого бухгалтера получать каждый документ как можно скорее, независимо от того, когда он реально понадобится.

Дальше укажите в графике, кто отвечает за проверку правильности оформления документа, тут без бухгалтера уже не обойтись -- ведь проверять придется все равно ему, так же, как и отвечать за достоверность указанных в документе данных (п. 4 ст. 9 закона о бухучете). Поэтому проверку достоверности лучше возложить на ответственных за создание и подписание документа. Потом укажите, в какую папку подшивается документ, в каком регистре бухучета показываются его данные, какие проводки отражают оформляемую им операцию в учете. И опять же на все это отведите жесткий срок. Если в налоговых целях операцию учитывают иначе, оговорите это особо. Т.е. если бухгалтерский учет разнится с налоговым, применяется ПБУ 18/02. В связи с этим, в графике нужно отметить, какой тип разницы возникает и какой проводкой ее показать в бухучете.

Не забудьте дать обоснование всем написанным вами правилам (ссылки на нормативные или внутрифирменные документы), указать дату, на которую такой порядок разработан -- это позволит поддержать график в актуальном состоянии при изменении законодательства или каких-то переменах в самой фирме.

Расслабляться после утверждения графика рано. Еще предстоит разработать систему внутрифирменных наказаний за его нарушение, которую вы утверждаете отдельным приказом директора, иначе выполнять график сотрудники не будут. Такое наказание предусмотрите не только для нарушителей сроков составления, подписания или передачи документов, но и для тех, кто неправильно их оформит или внесет в них недостоверные данные. Укажите об ответственности для бухгалтера, который обязан проверять поступающую "первичку", но не сделал этого (тут он вправе не принимать у сотрудников неверно составленный документ). Предложите и директору такую систему наказаний. Ознакомьте под подпись каждого из причастных к созданию и движению документов сотрудников с обоими приказами директора -- о графике документооборота и о наказаниях за его нарушение.

УБЕДИТЬ ДИРЕКТОРА!

Еще раз хотелось бы отметить, что наказание за нарушение графика документооборота должно быть достаточно жестким -- для того чтобы он работал, но убедить руководство порой бывает не так просто, т.к. в борьбе за документы, которую ведет бухгалтер с сотрудниками, директор часто принимает сторону последних. Поэтому объясните вашему шефу, что часть тех самых денег, которые свысока смотрящий на "бумажки" менеджер зарабатывает для фирмы, он тут же дарит бюджету.

Не редко попадаются директора, которые в том, что касается "первички", требовательны ко всем без исключения, кроме себя. Подход к ним тот же: посчитайте, во что фирме выльется его поведение, и изложите результаты письменно, а если это не поможет, то, по крайней мере, вы снимите с себя ответственность.

Учитывая все вышесказанное, вы вправе сказать, что создание идеального графика требует больших усилий, нервов и затрат вашего драгоценного рабочего времени, которого и так не хватает. Но... Учтите, что раз и навсегда построенный таким образом, порядок в фирме даст вам возможность в будущем более эффективно использовать время на многие другие каждодневные проблемы, из которых вы исключите одну из самых глобальных. Будьте в этом уверены!

Анастасия ГРУЗНЫХ


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные