Сегодня: 29.09.20
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 29 сентября 2020 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 


БЕЗ БУМАЖКИ МЫ БУКАШКИ

Говорим об особенностях безбумажного документооборота

Можно ли избавится от лишних бумаг в бухгалтерии, всех этих счетов-фактур, актов, деклараций? Да, если использовать с умом все достижения компьютерных технологий. Для этого нам как минимум понадобится компьютер, сканер и программа, которая будет автоматически распознавать текст и разносить по счетам бухгалтерского учета, а бумажный документ сразу же будет уходить в архив.

По закону о бухгалтерском учете первичные документы должны храниться в бумажном виде в течение пяти лет. Но все же знают, что при переносе бумаг из одного в другое место может быть утеряны как минимум 20% важных документов.

Учет документов в электронном виде достаточно удобен, но, не смотря на все значительные плюсы таких современных технологий, как эта, существуют и определенные неудобства: достаточно высока стоимость капитальных вложений. Стоит знать, что для ведения такого учета вам потребуется мощный сервер, программа электронного документооборота, сканер или даже автономная система электроснабжения, а также и штатные системные администраторы.

При обычном учете мы дожидаемся подписанного акта или накладную, выписанную кладовщиком, где указана номенклатура и количество товара без учета его стоимости. Получив данные документы, заполняем форму в компьютере, выводим его на принтер, собираем подписи и практически лично везем к заказчику или отправляем по почте, в случае если покупатель не так важен для фирмы. Заметьте, это несколько трудоемко и не эффективно по времени.

Используя нашу современную технологию, мы имеем на лицо немного другую картину действий. Схема примерно такова: кладовщик скидывает нам информацию, мы заполняем документ, ставим электронную подпись и отправляем по электронке кому нужно. Что касается электронной подписи, ее можно получить в удостоверяющем центре у оператора по передаче электронной отчетности в налоговую инспекцию. Это вам будет стоить от 3 до 8 тысяч рублей.

Чем крупнее фирма, тем сложнее происходит документооборот на фирме. Ведь при правильном подходе к установке программы, вы можете получить, скажем, контроль суммы платежей. Если раньше вы бежали с каждой платежкой к директору на получение его разрешения, то теперь при превышении размера платежа свыше 100 тысяч рублей, автоматически посылается запрос на директорское разрешение, и его ответ будет виден в бухгалтерии в режиме он-лайн, а вы избавитесь от лишней беготни по кабинетам.

Бухгалтера привыкли к распечатке балансов, ведомостей, книг продаж, счетов-фактур и многих других документов, хотя электронный документооборот для многих это уже новость. Стоит отметить, что сейчас во многих современных программах есть электронные аналоги всей первички. Ведь часть этих документов и регистров налогового учета законодательно разрешено хранить в электронном виде: например, декларации и баланс, оформленные с учетом требований приказа МНС от 2 февраля 2002 г. № БГ-3-32/169.

Безбумажная технология позволяет облегчить поиск нужной информации. Наиболее необходима она средним и крупным фирмам. Электронный документооборот в управленческом учете далеко не редкость, он позволяет видеть обновление информации ежесекундно. Единственный минус - невозможность копирования и распечатки (ради безопасности управленческой информации).

При применении данной технологии вам в первую очередь придут на помощь такие законы как:

- Федеральный закон от 28 декабря 2001 года № 180-ФЗ - дополнение к ст. 80 11 части НК пунктом о возможности сдачи налоговой отчетности не только лично в руки инспекторам, но и по электронке.

- Приказ МНС от 2 февраля 2002 года № БГ-3-32/169 о порядке оформления отчетности для ее передачи по телекоммуникационным каналам.

- Приказ МНС от 10 декабря 2002 года № БГ-3-32/705(а) - методические рекомендации по процессу сдачи отчетности по электронке и для бухгалтеров, и для налоговиков.

- Федеральный закон от 10 января 2002 года № 1-ФЗ об электронно-цифровой подписи.

- Федеральный закон от 28 марта 2002 года № 32-ФЗ о сдаче бухгалтерской отчетности по электронным каналам связи.

БУМАЖКА ЛИШНЕЙ НЕ БЫВАЕТ

Стоит ли тратить свое время на составление внутренних документов фирмы, отчетов или служебных записок? Кому они нужны, может налоговой?

В смысле составления лишнего документа с бухгалтером трудно будет поспорить, здесь почти всегда работает принцип <чем больше, тем лучше designtimesp=16626>. Если для внешних документов данный лозунг оправдывает себя, то с внутренними все гораздо сложнее. Хотя есть и такие, которые составлять предписывает закон: учетная политика, авансовые отчеты, кассовые документы, внутренняя первичка или кадровые документы. При правильном составлении они, безусловно, будут аргументом в споре с налоговым инспектором. Есть также такие внутренние документы, составлять которые закон не обязывает, но в некоторых случаях они могут стать доказательными. Примером может стать маркетинговая политика фирмы, закрепив в которой предоставляемые покупателям скидки, вы можете избежать пересчета выручки по рыночным ценам согласно п.3 ст. 40 НК.

Особенно бухгалтера любят оформлять приказы на директора, опасаясь, что какие-либо затраты налоговики сочтут экономически неоправданными. Хотя есть и такие, которые считают это лишним, ведь если расходы неоправданны, то какой документ не напиши, обоснованнее они от этого не станут. В любом случае здесь должна быть золотая середина. Такие приказы оформлять не помешает, но переоценивать <сомнительные designtimesp=16628> расходы не стоит. Такой приказ уточняет цель расходов, объясняя, для чего они фирме, но наличия или отсутствия экономической оправданности подобный документ не подтверждает. В конечном счете, все будет зависеть от мнения инспектора или судей. Наличие цели расходов, зафиксированной в приказе, как таковое успеха не гарантирует в споре с оппонентами, лишь может стать одним из аргументов в пользу их оправданности.

Помочь внутренние документы могут, например, в качестве аргумента подтверждения результата расходов, их обоснованности. Ведь, скажем, при составлении акта об оказании услуг часто не показывают их реального содержания. Проверяющий может смело заявить, что никаких услуг и не было. Тут вы можете предоставить отчет об их содержании, составленный сотрудником фирмы, который взаимодействовал с исполнителем оказанных ей услуг. Конечно, делать такие отчеты имеет смысл не по всем услугам, а лишь по тем, которые могут показаться инспекторам сомнительными по их содержанию или стоимости. Ясно, что, к примеру, к услугам банков никто придираться не будет, а вот о таких формулировках, как юридические или консультационные услуги, стоит задуматься.

Такими отчетами оформлять стоит не только получение услуг, но и затраты фирмы на мероприятия, не имеющие какого-либо осязаемого результата. Это могут быть представительские расходы на встречу с потенциальными партнерами, которая не закончилась подписанием документов или безрезультатные командировки и т.д.

Также можно принять к учету товары, которые, к примеру, подотчетник принес без документов, по приходному ордеру, создав на бумаге приемочную комиссию (включая подотчетника, кладовщика и главбуха или директора). В том случае, если речь идет о материалах, используем обычный ордер формы М-4, также можно взять акт формы М-7, предназначенной для неотфактурованных поставок - таких, по которым поставщик не предоставил расчетные документы. Но помните, такие документы всегда могут привлечь внимание проверяющих! Тот факт, что вы приняли товары к учету, избавит вас от проблем с НДФЛ (постановление Высшего Арбитражного Суда от 16.12.1997 № 905/97). А если вам удастся получить справку о стоимости товаров, работ или услуг у их продавца, то вы сможете еще и уменьшить на нее налогооблагаемую прибыль.

При отсутствии накладной или акта об исполнении услуг от поставщика бухгалтер вы вполне можете составить документ в одностороннем порядке, и он будет подтверждать поступление товаров, работ или услуг (информационное письмо Высшего Арбитражного Суда от 14.11.1997 № 22). Такими документами станут акты оприходования сырья и материалов и акты, по которым их отпустили в производство. Так что если исполнитель не подписывает акт по работам или услугам - составляйте свой односторонний. Единственное что, только не называйте его актом приемки-передачи. Его подписывают члены комиссии, состав которой утверждают приказом директора. Кстати, и ему стоит подписать данный акт. Чтобы документ был полноценным, в нем должны быть все реквизиты из статьи 9 закона о бухучете.

Задача акта - зафиксировать факт получения вашей фирмой определенных товара, работы или услуги и их стоимость. Его вы можете подтвердить договором, счетом или счетом-фактурой и дополнительно платежкой. Также важно иметь подтверждение того, что вы требовали у поставщика подписать акт или предоставить накладную, и он не отреагировал. Такое требование составьте письменно и отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении.

Порой добиться подписания актов невозможно не только от поставщиков, но и от клиентов. Односторонний акт будет выходом и в этой ситуации. Конечно, выручку инспекторы признают и без документов. Но могут додуматься до того, что это и не выручка, а безвозмездно полученные деньги, тогда инспекторы могут доначислить налог на прибыль, исключив из его расчета приходящиеся на эту реализацию прямые затраты. Поэтому в договоре уточните: оплата покупателем товаров, работ или услуг свидетельствует о том, что он их принял и претензий к качеству не имеет (если он не платит авансом).

Составлять бухгалтерские справки, равно как и служебные записки в адрес директора и других работников, полезно не только самому бухгалтеру, но и фирме. Но подменять ими односторонние акты не стоит, т.к. справка предназначена для пояснения, расчетов и для фиксации обнаруженной ошибки, которую надо исправить. Аргументированная справка способна убедить инспекторов в правоте фирмы на стадии налоговой проверки.

А вот составлять бухгалтерскую справку по просьбе инспекторов не стоит, это может навредить. К примеру, инспекции запрашивают такую справку о наличии у фирмы задолженности по тому или иному налогу. А если позже в фирме вдруг осознают, что налоги платили правильно и на самом деле никакой задолженности нет, налоговики эту справку представляют в суде как доказательство недоимки и ее размера.

Тем не менее, тот факт, что внутренние документы могут быть дополнительным, а иногда основным доказательством в споре с налоговиками, еще не повод дублировать оформление всех сделок приказами, сопроводительными записками, справками, докладными и т.д. Это необходимо делать с умом.

01.06.05

Подготовила Анастасия Грузных. Использованы материалы журнала "Расчет"


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные