Сегодня: 18.09.20
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 18 сентября 2020 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 


АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА – актуальная потребность времени

Каждый из нас тратит всегда немало времени на разбор бумаг на своем столе, или, что хуже, во всей организации. Какими бы организованным Вы не были, бумага - это вещь, которая обладает невероятной живучестью и способностью накапливаться в неимоверных количествах. Нужный документ, зачастую, трудно найти, а ненужные - под руками. Рядовые, на первый взгляд причины, – болезнь сотрудника, командировка или отпуск – могут привести к тому, что его не окажется на месте, а вы совместными усилиями только вчера закончили подготовку документа, который сегодня был затребован клиентом.

 

Согласитесь, что это является вполне «уважительной» причиной, чтобы у компьютера собралось совещание, среди которого люди, пытающиеся своим участием и усилиями помочь озабоченному руководителю – масса потерянного времени и нервов. Картина становится особенно мрачной, если от этого документа зависит судьба контракта.

 

ЧТО ДЕЛАТЬ? Как превратить компьютер из устройства, производящего документы, в помощника, организующего столь неорганизованное существо как человек?

 

Приведем некоторые статистические данные экспертов для российской действительности:

 

Ö        15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего времени в попытках его найти;

 

Ö        в организациях в среднем делается 19 копий каждого документа;

 

Ö        90% всей корпоративной информации остается на бумаге;

 

Ö        общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет;

 

Ö        соотношение количества бумажных и электронных документов составит через 5 лет 50 на 50 процентов, через 10 лет - 30 на 70 процентов.

 

Исходя из приведенных оценок, перед организацией рано или поздно встанет проблема в потребности автоматизации делопроизводства и документооборота, независимо от того, к какой деятельности она относится: коммерческой, производственной, правовой, банковской или государственной структуре.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - СПОСОБ РЕШЕНИЯ ЗАДАЧ РОССИЙСКОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

Современные системы автоматизации делопроизводства и электронного документооборота (САДЭД) позволяют решать полный комплекс задач делопроизводства:

 

Ö        Организация полного и удобного учета и обработки всей входящей, исходящей и внутренней корреспонденции.

 

Ö        Сохранение всех документов, связанных с деятельностью организации более удобным и рациональным способом, позволяющим быстро найти любой необходимый документ при наличии соответствующих прав доступа.

 

Ö        Отслеживание состояния каждого документа, маршрута его движения, а также взаимосвязь с другими документами.

 

Ö        Обеспечение выполнения своевременных требований обработки документов.

Ö        Осуществление четкого контроля за исполнением поручений.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - АВТОМАТИЗАЦИЯ ПОЛНОГО ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ДОКУМЕНТА

 

Современные системы автоматизации делопроизводства позволяют построить полноценную систему управления процессами обработки документов и контроля за выполнением.

 

Жизненный цикл документа, от создания до его списания в дело или уничтожения, представляется в виде последовательных стадий, каждую из которых документ проходит на протяжении определенного промежутка времени. Системы автоматизации делопроизводства позволяют автоматически фиксировать переход документа из одной стадии в другую.

 

Таким образом, появляется возможность отследить состояние каждого документа, маршрут движения, его взаимосвязь с другими документами.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - НОВАЯ ТЕХНОЛОГИЯ УПРАВЛЕНИЯ

 

Система автоматизированного документооборота позволяет руководству организации давать поручения и контролировать процесс их исполнения. При этом ведется наглядный учет всех документов, по которым сотрудник является исполнителем, а также тех документов, которые он поставил на контроль.

 

Через систему автоматизации документооборота до каждого исполнителя доводится информация о том, какие работы и в какие сроки он должен выполнить. При этом регламентируются права доступа пользователей к функциям САДЭД.

 

По сути, внедрение САДЭД призвано упорядочить и формализовать существующие процессы делопроизводства и управления.

Одним из лидеров российского рынка электронного документооборота вот уже более 10 лет является компания «Электронные Офисные Системы» г. Москва – разработчик системы «Дело».

Система автоматизированного документооборота "Дело", помимо названых, имеет еще две немаловажные особенности: она обеспечивает ускорение процесса делопроизводства и безошибочное и своевременное исполнения резолюций руководителя. Для руководителей организации деятельность сотрудников становится более прозрачной, а, значит, более управляемой.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - БЕЗОПАСНОСТЬ ИНФОРМАЦИИ И ЗАЩИТА ДОКУМЕНТОВ

 

В системах автоматизации делопроизводства можно обрабатывать и хранить информацию любого типа, в том числе текстовые файлы, сканированные образы бумажных документов, графические изображения, электронные таблицы и др.

 

Для защиты документов в системе используются не только встроенные средства защиты, предоставляемые технологической платформой, на которой базируется система, но и сертифицированная ФАПСИ СКЗИ «Крипто-Про» и др.

 

Технология хранения документов в условиях автоматизации позволяет держать информацию на оптических или магнитных носителях. Это дает большое количество преимуществ:

 

Защита от потери информации или повреждения. Потеря всей или хотя бы какой-то части информации для организации может иметь серьезные последствия, вплоть до банкротства или даже полного прекращения деятельности. С бумагой все гораздо сложнее, чем с электронными носителями информации. Бумага подвержена многим "болезням", как то старение, опасение огня, возможность полного и безвозвратного уничтожения. Кроме того, очень трудно сделать копию всего архива бумажных документов на случай непредвиденных обстоятельств. Это вызвано, во-первых, высокой стоимостью хранения, во-вторых, высокой стоимостью и временем копирования документов. В случае с электронными документами все наоборот.

 

Компактность, быстрота и дешевизна копирования позволяет делать и хранить столько копий информации, сколько нужно для обеспечения надежности Вашего бизнеса.

 

Защита от несанкционированного доступа. Электронные носители позволяют сохранить больше информации в меньшем объеме, а меньший объем, следовательно, дешевле защищать.

 

Разграничение доступа пользователей к информации, в том числе к документам различной степени секретности.

 

Отдельные системы дают возможность доступа к документам через внутрикорпоративную систему Intranet или сеть Internet. При доступе из сети Internet система позволяет обеспечить конфиденциальность информации.

Для защиты электронных документов могут быть использованы сертифицированные криптографические программы.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - ВЫБОР ПРОДУКТА ДЛЯ РЕАЛИЗАЦИИ

 

Основным критерием выбора системы, мы считаем, принцип эффективности, который обеспечит минимизацию суммарных затрат, включая этапы выбора, внедрения и эксплуатации продукта. В частности, это означает отдать предпочтение готовому продукту перед специально разрабатываемыми и адаптируемыми.

 

Другими важными критериями выбора являются: масштабируемость, модульность, распределенность, открытость, безопасность, интегрируемость с другими системами, время достижения результатов, экономичность и быстрая окупаемость вложенных затрат, многолетняя практика использования.

 

Сегодня с уверенностью, можно назвать одну из таких непрерывно развивающихся систем, которая содержит все вышеперечисленные критерии - система автоматизации делопроизводства и документооборота «Дело», которая работает в десятках крупнейших организации, на тысячах рабочих мест и с миллионами зарегистрированных документов. Система автоматизации и документооборота «Дело» - одно из наиболее конкурентоспособных предложений на рынке, как по набору функциональных возможностей, так и по стоимости решения.

 

АВТОМАТИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА - ОРГАНИЗАЦИЯ ПРОЕКТА ВНЕДРЕНИЯ

 

При внедрении какого-либо проекта автоматизации делопроизводства перед руководителем всегда встает вопрос: как организовать проект внедрения таким образом, чтобы он был предсказуем, управляем и, что немаловажно, экономичен? Профессионализм, опыт, знания, современные технологии и инструменты – основные факторы успешности выполнения проекта. Все это обеспечивается компаниями, рекомендованными разработчиками систем и имеющих немалый опыт внедрения.

 

В частности, в случае системы «Дело», поддержку и внедрение в Сибири осуществляет компания «Корпоративные системы» и ее партнеры в Новосибирске, Новокузнецке, Красноярске, Иркутске, Якутске и др. городах.

 

Квалифицированные специалисты выполняют весь спектр работ по проекту внедрения и обеспечивают:

 

Ö        Серьезный организационный и технологический подход к процессу внедрения.

 

Ö        Четкое определение задач и поэтапность их решения.

 

Ö        Составление и выполнение плана внедрения.

 

Ö        Управление проектом внедрения.

 

Ö        Документирование процесса внедрения.

 

Ö        Обучение сотрудников и подготовка администраторов, технологов и менеджеров систем делопроизводства.

 

Ö        Успешность внедрения и полнофункциональная эксплуатация, согласно поставленным задачам. Это определяется выполнением конечными пользователями всех своих функций в новой системе в режиме эксплуатации.

 


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные