Сегодня: 23.07.19
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 23 июля 2019 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 


ПРАКТИКА УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

"Жаль, что в сутках всего 24 часа!"

Многочисленные профессиональные стрессы очень часто связаны с неумением планировать свой рабочий день, грамотно и рационально подходить к распределению временных затрат. Поэтому за последние десятилетия интерес к техникам управления временем неуклонно растет. Основные идеи тайм-менеджмента -- выполнение работы с меньшими затратами в лучших условиях с более качественными результатами, без спешки и стрессовых ситуаций, с большей удовлетворенностью от работы. Результат -- повышение мотивации труда, рост квалификации, меньшая загруженность работой, отсутствие ошибок при выполнении профессиональных функций, цели достигаются кратчайшим путем. Но основной целью тайм-менеджмента все-таки является максимальное использование собственных возможностей и сознательное управление течением времени. Удобной иллюстрацией времени как стратегического ресурса может служить следующая формула:

ВРЕМЯ РАБОТЫ = ЦЕЛЬ х (СПОСОБЫ РАБОТЫ + ЭНЕРГИЯ) - помехи,

где ВРЕМЯ РАБОТЫ зависит от:

-- ее цели, которая должна быть "осознанной и понятной исполнителю;

-- способа работы (структура и состав конкретной деятельности, включая ее внутренние и внешние компоненты);

-- энергии, затраченной на деятельность (здесь понимаются любые затраты усилий и средств, позволяющие эффективно реализовать используемые способы работы), при отсутствии помех (любых внутренних или внешних препятствий, которые затрудняют или делают невозможными выполнение работы и достижение цели).

ПОМЕХИ ВРЕМЕНИ

Прежде всего необходимо выявить причины потери вашего времени. Просмотрите список самых существенных "поглотителей" времени, проанализируйте собственную работу и попытайтесь выбрать из них пять своих важнейших помех.

Нечеткая постановка цели.

Отсутствие приоритета в делах.

Попытка слишком много сделать за один раз.

Отсутствие полного представления о предстоящих задачах и путях их решения.

Нечеткое планирование трудового дня.

Личная неорганизованность, "бумажные завалы".

Чрезмерное чтение (не важно чего -- книг, электронных сообщений и т. д.).

Скверная система документооборота.

Недостаток мотивации, нежелание активно работать.

Поиск несистематизированной нужной информации (адресов, телефонов, записей).

Недостатки кооперации или разделения труда.

Отрывающие от дела телефонные звонки.

Незапланированные посетители.

Неспособность сказать "нет".

Неполная, запоздалая информация.

Отсутствие самодисциплины.

Неумение довести дело до конца.

Отвлечение (шум).

Затяжные совещания.

Недостаточная подготовка к беседам и обсуждениям.

Отсутствие коммуникации или неточная обратная связь.

Разговоры на частные темы.

Излишняя коммуникабельность.

Чрезмерность деловых записей.

Синдром "откладывания".

Желание знать все факты, малейшие нюансы.

Длительность ожидания (например, запланированной встречи).

Спешка, чрезмерная суетливость.

Слишком редкое делегирование (перепоручение) дел.

Недостаточный контроль за порученными делами, их часто приходится переделывать.

"ЗОЛОТЫЕ" ПРОПОРЦИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ВРЕМЕНИ

Планирование времени основывается на определенных принципах. Один из самых известных сформулировал итальянский экономист Вильфредо Парето. Он рассчитан на рациональное использование времени и гласит: "Если все рабочие функции рассматривать с точки зрения критерия их эффективности, то окажется, что 80% конечных результатов достигается только за 20% затраченного времени, тогда как остальные 20% итога поглощают 80% рабочего времени". Применительно к повседневной работе это означает, что не следует браться сначала за самые легкие и интересные или требующие минимальных затрат времени дела. При планировании необходимо решать в первую очередь жизненно важные проблемы, а уже потом -- многочисленные второстепенные.

ТЕХНИКА АНАЛИЗА СЛОЖНОСТИ ЗАДАЧ

Последовательное применение принципа Парето помогает использовать на практике техника анализа сложности задач АБВ. Она основана на разделении всего объема задач на три группы. А. Важнейшие задачи -- составляют примерно 15% от общего количества всех задач и дел, которыми мы заняты. Собственная значимость этих задач (достижение цели) составляет примерно 65%. Б. На важные задачи приходится в среднем 20% от общего числа дел, и значимость данной категории задач составляет соответственно также 20%. В. Менее важные и несущественные задачи составляют, наоборот, 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю (примерно 15% в общей "стоимости"). Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (день, месяц, квартал, год) задач. Систематизируйте задачи по степени их важности, установите очередность дел в соответствии с их "стоимостью" для вашей деятельности. Пронумеруйте свои задачи и оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:

а) первые 15% всех задач, относящихся к категории А, не подлежат перепоручению;

б) последующие 20% -- задачи категории Б;

в) остальные 65% -- задачи категории В. Теперь перепроверьте свой временной план на соответствие выделенного вами бюджета времени значению задач: 65% запланированного времени -- задачи А; 20% -- задачи Б; 15% -- задачи В. Проведите соответствующие корректировки, ориентируя свой план на задачи А. Задачи Б и В оцените с точки зрения возможности их делегирования.

ПСИХОТЕХНИЧЕСКИЕ УПРАЖНЕНИЯ

"Полный порядок"

Возьмите себе за правило периодически систематизировать свои профессиональные материалы, книги, записи. Для начала наведите элементарный порядок у себя на столе. Определите каждому предмету конкретное место и в дальнейшем постарайтесь класть его именно туда. "Навести порядок" в своих мыслях вы можете с помощью дневник или еженедельника, в котором следует записывать основные дела на предстоящий день и вечером проверять, все ли вы выполнили из того, что было задумано. Стремитесь осуществить все намеченное. "Конец -- делу венец"

Нужно учиться делать одно, пусть маленькое дело, но до конца. Установите очередность и приступайте к выполнению. До тех пор пока вы работу не закончите, никаких отвлеченных занятий. Если трудно, то можно выполнять это упражнение всего один раз в неделю. Планирование

На листе бумаги запишите все свои планы на предстоящий день. Теперь подумайте и зачеркните то, что вы вряд ли сможете выполнить. Еще раз просмотрите оставшиеся пункты. Если не возникло желания вычеркнуть, то оставьте без изменений. А теперь основное -- все оставшееся нужно выполнить! Приучайте себя осуществлять намеченное. Лучше меньше намечать, но все выполнять.

Рекомендуем составить такой же план на предстоящую неделю, месяц, год. И так же поработать с ним.

ТЕХНОЛОГИЯ ДЕЛЕГИРОВАНИЯ

Технология делегирования (передачи, перепоручения отдельной задачи или деятельности другому лицу) позволяет освободить время для выполнения руководящих функций (задач А) и предоставляет возможность другим сотрудникам раскрыть свои способности. Делегирование является достаточно тонким инструментом управления. Прежде чем говорить о технологиях, рассмотрим, что можно делегировать.

Необходимо делегировать: простые задачи технического (вспомогательного) характера; рутинную (простую и однотипную) и подготовительную работу; экспертные задачи, в которых сотрудник разбирается значительно лучше, быстрее, экономичнее; любые несрочные задачи, которые сотрудник качественно может решить сам.

Возможно делегировать: представительские функции в некоторых ситуациях; частные задачи, требующие уникальных качеств (квалификации, опыта) сотрудника; обучающие задачи, при допустимых затратах на обучение и инструктаж сотрудника; комплексные задачи, имеющие невысокую степень риска.

Ни в коем случае нельзя делегировать: стратегические функции руководителя по определению целей, задач; масштабные финансовые вопросы; кадровые перемещения; управленческие решения по результатам контроля (поощрения и наказания); задачи особой важности, срочности, высокой степени риска; вопросы безопасности. Грамотный процесс делегирования основан на психологических аспектах общения в профессиональной деятельности.

ПРАВИЛА НАЧАЛА ДНЯ

Начинайте день с позитивного настроя. Порадуйтесь началу нового дня. Настрой, с которым вы приступаете к решению предстоящих задач, имеет немаловажное значение для последующих успехов или неудач. Составьте реалистичный план на весь день. Вначале -- ключевые задачи, к решению которых необходимо приступать без "раскачки". Утро -- для сложных и важных дел!

ПРАВИЛА СЕРЕДИНЫ ДНЯ

Отклоняйте дополнительно возникающие несрочные проблемы. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Своевременно делайте паузы и соблюдайте размеренный ритм профессиональной деятельности. Выполняйте важные задачи по возможности до полудня. Хорошо, если в течение рабочего дня получается выкроить хотя бы полчаса, в течение которого вы обдумываете и анализируете план текущего дня, вносите соответствующие коррективы.

ПРАВИЛА ЗАВЕРШЕНИЯ РАБОЧЕГО ДНЯ

Все начатые небольшие дела старайтесь завершить в течение одного дня. Необходим контроль за результатами и самоконтроль. План на следующий день составляйте вечером! Таким образом, мы завершаем день спокойным анализом и планированием на завтра в спокойном позитивном настроении. Не допускайте тревожных мыслей и несуществующих причин для беспокойства, как сказал известный сатирик М. М. Жванецкий: "Будем бороться с трудностями по мере их поступления!"

СПОСОБЫ КОНТРОЛЯ

Для самоконтроля полезно вести хронометраж в течение дня, делать отметки в органайзере, памятки, а также вести учет отдельных трат времени и фиксировать помехи. В конце недели у вас накопится достаточно информации для анализа причин ваших успехов и неудач.

Внешний контроль: письменная фиксация договоренностей; составление договоров при совместной работе; использование различных "напоминателей", "будильников", "контроллеров времени".

СЕЙЧАС ИЛИ ПОТОМ?

Откладывание дел на потом -- повсеместно распространенная и крайне вредная привычка и одна из основных причин неправильного использования времени. Человеку свойственно уходить от проблем, но это плохое оправдание. Откладывать дела до тех пор, пока не придет настроение заняться ими -- верный способ повысить уровень стресса и почувствовать отсутствие мотивации даже в тех заданиях, которые вам обычно нравилось выполнять. Итак, нужно перестать откладывать дела на потом. С чего начать? Выполняйте самое неприятное задание в первую очередь. И для того чтобы было легче справиться с этим процессом, перемежайте ваш день серией первоочередных задач: первым делом делайте что-нибудь сложное утром, затем что-нибудь еще, что вы отложили, сразу после обеда. Не позволяйте делам ускользать от вашего внимания. Если в вашем списке текущих дел уже некоторое время "висит" какое- нибудь сложное задание, слишком важное, чтобы его просто вычеркнуть, -- это как раз то, что вы постоянно откладываете на потом. Разбивайте задания на этапы. Уже сама по себе эта деятельность поможет вам справиться с работой. Для продвижения вперед можно просто отслеживать путь к своей цели. Это кажется странным, но осознания того, что вы собираетесь сделать запись о выполнении или невыполнении определенного задания, часто вполне достаточно, чтобы заставить вас продвигаться вперед. Мы часто делаем что-то потому, что последствия невыполнения будут более болезненны. Поэтому, если мы почувствуем себя вознагражденными, выполнив задание, или, наоборот, преувеличим негативные последствия его невыполнения, мы с большей вероятностью будем продвигаться вперед. Методика привязки успешного завершения задания к вознаграждению очень часто хорошо работает. Совершенствуйте свои умения. Тренинговые центры предлагают специальные тренинги для того, чтобы помочь разобраться с личной мотивацией и производительностью труда, научиться управлять временем. Вам можно с их помощью научиться распознавать в себе тягу к откладыванию дел и начать бороться с ней, а также осознать ценность деятельного склада ума и научиться решать задачи, кажущиеся невыполнимыми.

Бюджетный учет, Astera


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные