Сегодня: 19.08.17
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 19 августа 2017 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 

НАШЕГО УМА ДЕЛО


Семь идей для проведения совещаний

В некоторых организациях совещания проводят только для того, чтобы поговорить и подготовиться к следующим совещаниям. Некоторые совещаются по 8 часов в день. Рекомендции Алексея Щербакова для тех, кто заинтересован в эффективности этих встреч.

Алексей ЩЕРБАКОВ, заместитель генерального директора по ИТ ЗАО УК ВостСибСтрой, президент Клуба ИТ-директоров Иркутска:

- Есть ли у Вас проблемы с проведением совещаний? В некоторых организациях совещания проводят только для того, чтобы поговорить и подготовиться к следующим совещаниям. Некоторые совещаются по 8 часов в день.

Если мы заинтересованы в эффективном проведении встреч (со своими сотрудниками, с внешними контрагентами - не важно) скорее всего, вам пригодятся идеи, изложенные ниже. Они просты и легко реализуются, можно попробовать следовать этим правилам в течение недели. В любом случае, вы ничего не потеряете.

Первое: почему все встречи планируются длительностью в один час? Почему это время выбирается "по умолчанию"? Действительно ли для решения всех вопросов требуется именно 1 час, не больше и не меньше? Человеческий мозг - интересное устройство, он стремиться выполнить запланированное, и если я запланировал 1 час для решения вопроса, то даже 20-минутную задачу мы будем обсуждать около часа.

Из своей практики могу сказать, что сокращение длительности "по умолчанию" до 30 минут для всех встреч заставляет организоваться и укладываться в 30 минут. Выходит, что те вопросы, которые раньше "жевали" час, сейчас обсуждаются за полчаса. Мне известны люди, которые сократили длительность встреч "по умолчанию" до 15 минут. Они выглядят "энерджайзерами" - столько задач в течение дня им удается обсудить/решить. Таким образом - сократите длительность каждой встречи. Ваши визави должны имеет действительно вескую причину, почему Вам нужно общаться дольше.

Чтобы все участники могли организовывать себя во время встречи - заведите будильник на сотовом телефоне (подойдет и кухонный таймер, и песочные часы). Когда будильник зазвонил - все, встреча окончена. Буквально - окончена. Это не ваша прихоть - это будильник.

Второе: требуйте подготовки. Именно так просто. Большинство совещаний начинаются с того, что пришедшие на встречу начинают к ней готовиться прямо тут. У всех участников должна быть возможность ознакомиться с материалами встречи, подготовиться. Множество людей, ссылаясь на занятость, пропускают подготовку. Они не в курсе ситуации, мы тратим время на объяснения, пререкания, участники совещания пробуют "с налета" решить проблему. Выходит это все бледно, и мы вынуждены назначить новую встречу - поздравляю, целое совещание ушло на то, чтобы часть людей познакомилась с материалами! Таким образом - требуйте подготовки, тех, кто не готов - выгоняйте с совещания.

Третье: дисциплина. Опоздания - страшный пожиратель времени. Если из семи участников совещания один опоздал на 10 минут, это значит, один час рабочего времени компании пропал (шесть пришедших вовремя участников по 10 минут каждый потратили впустую). Из "мягких" способов обеспечить дисциплину - собирайте с пострадавших 100 рублей в фонд "покупки печенья к чаю".

Четвертое: резюме совещания. Требуйте, чтобы организатор совещания, в течение 10 минут после окончания встречи выслал всем участникам краткое резюме по встрече, с указание того, что и когда должно быть сделано.

Пятое: если вы совещание не дает ничего полезного вам, и вы не можете дать ничего полезного участникам встречи - раскланяйтесь, и идите заниматься полезным делом, вы всегда сможете прочитать резюме встречи после ее окончания.

Шестое: заведите маркерную доску (или страничку на корпоративном веб-сайте) где все участники смогут поставить оценку совещаниям и их организаторам (скажем по пятибалльной системе) с точки зрения полезности прошедшего совещания. Посмотрите, что получится.

И, чтобы добавить экстрима, седьмая идея: уберите все стулья из помещения для проведения встреч. Абсолютно серьезно - никаких стульев.

С автором можно связаться по почте al-shch@yandex.ru или обсудить статью в блоге ИТГ.


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные