Сегодня: 24.06.17
логин
пароль
Рекламные ссылки:

Сегодня 24 июня 2017 года

  
Рубрики:  КЛИМАТ НАШЕГО БИЗНЕСА  ВЛАСТЬ  РИСКИ  ДЕНЬГИ   ДЛЯ ПОЛЬЗЫ ДЕЛА  НАШ КВАДРАТНЫЙ МЕТР  КЛУБ МАРКЕТОЛОГОВ  BAIKALLAND  НАШЕГО УМА ДЕЛО  ДОРОЖЕ ДЕНЕГ  БИЗНЕС-ЛАНЧ  PDF-ВЫПУСКИ  1  2  3  4  5  6   7                        ГОСЗАКАЗ И КОММЕРЧЕСКИЕ ТЕНДЕРЫ                      *  
 

НАШЕГО УМА ДЕЛО


GTD. Как разобраться с делами

Тайм-менеджмент для руководителя

На тему управления временем написано много книг и статей, сломано множество копий. Но, не смотря на это, людей, которые реально пользуются системами управления временем очень мало.

С одной стороны, это обусловлено тем, что методики управления временем часто предлагают лишь набор инструментов, но не предлагают систему управления временем. С другой стороны, современные методики управления временем позволяют управлять только тем набором задач, которые существуют на момент планирования; все новые задачи, поступившие после планирования, автоматически делают все составленные планы недействительными. Иными словами - через 10 минут после создания плана мы перестаем верить своему собственному плану, а посему - зачем тратить время на пустое занятие?

За последние несколько лет меня не прекращала тревожить мысль, что я чего-то не успеваю сделать, что планов и задач множество и часть из них не выполняется. Я прочитал и перепробовал несколько методик управления временем, но каждый раз оставался недоволен результатом: часть задач забывалась, выпадала из моего поля зрения, а потом очень больно "стукала по голове".

В 2008 году, беседуя с одним из членов Клуба ИТ-директоров, мы разговорились о том, кто и как управляет задачами; и я услышал рассказ о методике, которая позволила моему визави резко повысить свою эффективность. Речь шла о методике ГТД (в оригинале она звучит как "Getting Things Done" или GTD). Методика была разработана в 1980-х годах Девидом Алленом, который написал довольно увесистую книжку на эту тему. Расскажу о том, что для меня явилось откровением и почему на сей момент я активно использую эту методику в своей жизни.

1. У нас в мозгу постоянно крутятся мысли о том, что нам нужно сделать/не забыть/позвонить/поехать и т.п. Эти мысли постоянно нас отвлекают от основного занятия. Таких мыслей у каждого из нас множество. Идея состоит в том, чтобы создать систему, в которую будут попадать все мысли/идеи/задачи сразу по мере их возникновения. Это гарантия того, что я ничего не забуду - все будет занесено в систему. Кто-то для этих целей использует электронные устройства, кто-то бумажную систему, главное, что "все ходы записаны". Я уже не беспокоюсь о том, что что-то забыл. Все новое должно попадать в лоток "входящие". У меня заведен пластиковый лоток для бумаг, куда попадают все новые документы, заметки, листочки с записями, ключи, книги и вообще все, что в течение дня ко мне попадает. Такой же ящик есть и в электронной почте. (Как и когда эти ящики опустошаются - расскажу дальше).

2. Итак, мы получили список всех наших задач, идей или мыслей. Теперь необходимо настроить систему так, чтобы она сама нам напоминала о том, что надо сделать, причем напоминала заранее. Для таких целей я использую сотовый телефон с "напоминалками" которые выскакивают в нужное время; но можно сделать "напоминалку" и на обычном листе бумаги (правда это требует дополнительной дисциплины).

3. Ежедневник необходим, но заносить в него следует только те события, в которых участвуют другие люди, или события, жестко привязанные ко времени. Чаще всего это встречи, совещания. Все остальное время - это время для выполнения задач, которые мы перечислили в первом пункте. Попытка найти каждой задаче определенное время в календаре на неделю вперед - пустая трата времени, мы не знаем, чем начнется четверг будущей недели, и успеем ли мы выполнить все задачи, намеченные на среду. Обнаружив промежуток свободного времени, я посмотрю в "напоминалку" - список задач; определяю что сейчас наиболее важно/нужно, хватит ли мне времени и выполняю эту задачу.

4. Суперправило - самое эффективное правило! Поняв, что перед вами стоит некая задача, оцените, сколько времени требуется для ее выполнения. Если меньше 2-х минут - просто сделайте это прямо сейчас: такой мелочи не место в вашем списке задач.

Бывает, что, сделав 2-секундный звонок, мы понимаем, что теперь нужно подготовить доклад, а это уже не 2 минуты. Задача усложняется, и пункт "подготовить доклад" отправляется в список задач (пункт первый) - займемся этим в свое время.

5. Для того чтобы система работала, ее нужно обслуживать. Для этого существует ежедневный регламент. Ящики "входящие", которые я описал в первом пункте, очищаются полностью один/два раза в день (как вам удобнее). При этом для каждого элемента из ящика я отвечаю на три вопроса:

  • Нужно ли это мне? Если нет (по любой причине) - выбрасываю в мусорную корзину.
  • Должен ли я что-то с этим сделать? Если нет - это информация для моей картотеки-архива. Значит, помещаю в архив.
  • Какое конкретное действие я должен произвести с этим, чтобы дело двинулось дальше? Я определяю следующее действие (помним про правило 2-х минут) и записываю задачу в свой сотовый с указанием времени, когда задача сама о себе напомнит.

Также просматриваю перечень задач и помечаю сделанные, уточняю время напоминаний, корректирую текст задачи по мере необходимости. При отлаженной системе такая процедура требует 15-20 минут в день.

6. Выше я упомянул про систему хранения - архив. У каждого из нас существует множество бумаг. Эти бумаги, как правило, лежат на столе, на (в) тумбочке и стопками в шкафу. Поиск документов часто превращается в головоломку "где оно может лежать?". Спасением является четко организованный архив (картотека). Для такого архива потребуются некоторые материальные вложения, самоорганизация и применение серого вещества, но дело того стоит. Для того чтобы найти нужный документ в картотеке, мне нужно открыть ящик, найти по алфавитному указателю папку и из этой папки достать мультифору с нужным мне документом - 3 шага.

Ложка дегтя. Используя систему управления задачами, мы перестаем беспокоиться по поводу того, что что-то забыли. Становимся более эффективными, реализуя наши планы и выполняя данные обещания; с такой системой становится легче контролировать поручения, выданные подчиненным. Это все плюсы системы. Но и минусы у нее тоже есть.

Первый и основной : система требует жесткой самоорганизации. Перестать выполнять ежедневный регламент или перестать помещать в картотеку документы очень легко, но это означает, что система не будет содержать 100% наших задач, и мы перестанем ей доверять. Порой так и подмывает не заниматься сегодня лотком "входящие" но это первый шаг "на темную сторону силы".

Второй минус системы - она эффективна, когда количество ваших задач больше, чем можно удержать в голове. По моим ощущениям - она требуется менеджерам (начиная с линейных до топ-менеджеров); нужно ли ее использовать рядовым сотрудникам - зависит от типа исполняемых обязанностей.

Третий минус - вы должны реально ощущать потребность в управлении своими задачами и тратить на это свое время и деньги.

Алексей ЩЕРБАКОВ, заместитель генерального директора по ИТ ЗАО УК ВостСибСтрой, президент Клуба ИТ- директоров г. Иркутска

С автором можно связаться по почте al-shch@yandex.ru.


  На первую страницу
  Cмотреть анонсы всех последних публикаций рубрики
  Cмотреть в архиве рубрики

Рекламные ссылки:

   
Написать отклик: itg@tinf.irk.ru
  
Условия размещения рекламы на сайте
Подписка на издание
Выходные данные